Ефективните дискусии във фокус групи позволяват на служителите да споделят своите отзиви и предложения относно условията на труд. Фактори като конфиденциалност, анонимност и непрекъснато въвеждане са важни съображения; ефективността обаче е друг фактор при планирането на фокус групите и времето за дискусии. Размерът на фокусната група определя както количеството, така и качеството на информацията, която получавате. Разгледайте видовете теми, които можете да обсъдите, и собствения си график, когато разглеждате предимствата на малкия спрямо големия фокус на групата и кой размер ще доведе до най-добри резултати.
1
Изберете фасилитатор на фокус група. Претеглете плюсовете и минусите от ангажирането на услугите на специалист по връзки със служителите или друг специалист по човешки ресурси, улесняващ фокусирането на групите на служителите. Спекулирайте дали нивото на комфорт на служителите с външен човек ще насърчи продължителни, по-активни дискусии във фокус групи или дали служителите вероятно не са склонни да споделят информация и обратна връзка с някой, който няма познания от първа ръка за това как работи организацията.
2
Избройте дискусионните теми и въпроси за всяка тема и преценете времето, необходимо за въвеждане на всяка тема и задайте въпросите. Изчислете допълнително време за последващи въпроси или изясняване на теми и въпроси. Определете колко време да отделите на всеки участник за отговори на въпроси. Помислете за допълнително време за служителите, които са склонни да се раздуват.
3
Определете своя срок за провеждане на фокус групи, оценка на отговорите на служителите и изготвяне на обобщения на фокус групата.
4
Приспособете своите хипотетични сценарии към фокус групи с между три до седем участника, ако провеждате фокус групи за цялото население на служителите. Обхватът между три и седем участници за всяка група обикновено се счита за управляема група, според най-добрите практики в областта на човешките ресурси.
5
Получете преброяване на служителите. Сортирайте информацията за служителите по графици на смени, ако вашият бизнес работи 24 часа. Проектирайте възможни сценарии, като разделите общия брой служители в работната сила на броя на участниците във фокус групата, за да определите колко срещи са необходими.
6
Обмислете своя график, крайния срок за отчитане и времето, което можете да посветите, за да улесните дискусиите във фокус групи, заедно с другите си задължения. Например, 100 служители, разпределени в групи от приблизително петима служители, се равнява на 20 срещи на фокус групи. Предоставянето на два часа за всяка среща означава, че ще отделите поне 40 часа само за провеждане на срещите, без да вземате предвид времето си, за да организирате бележки и да подготвите своя доклад или презентация относно получената от вас обратна връзка. Обмислете фактори като планиране и график на фокус групите, които може да се наложи да улесните извън обичайното работно време, за да настаните служители, които работят на люлка или на гробищни смени.
7
Решете дали фокусната група с три до пет членове е управляема за броя на дискусионните теми. Ако темите са спорни или разгорещени теми, кои служители са страстни, може да искате да ограничите броя на участниците до по-малък брой. Теми като заплати и компенсации са склонни да предизвикват емоционални реакции, тъй като те могат да повлияят на начина на живот на служителя и способността му да отговаря на финансовите задължения. Същото важи и за теми, свързани с нестабилни проблеми на работното място, като лошо отношение или дискриминационни практики на работа.
8
Помислете за по-големи фокусни групи от пет до седем членове за дискусии по въпроси като събития за признаване на служители, награди или теми, свързани с излети на служители, за насърчаване на социалното взаимодействие между колегите. Това са относително лесни теми за дискусии, които предизвикват ясни отговори, които не трябва да отнемат много време за обработка.
9
Изберете метод на транскрипция. Организирайте по-малки фокусни групи, ако правите ръкописни бележки. Научете преки пътища за правене на ръкописни бележки или използвайте система за изчисление за бърза оценка на обратната връзка или отговорите на определени въпроси, като например въпроси, които карат служителите да изразят мнението си с помощта на цифрови оценки.
10
Помислете за въздействието, което сесиите, записани на касета, ще окажат върху участието на фокус групи. Въпреки че сесиите с магнетофонни записи ще ви позволят да организирате обратната връзка и да подготвите своето резюме по-ефективно, записването с касета може да бъде плашещо за участниците и следователно може да бъде най-неблагоприятният метод за транскрипция.
