Въпреки че добре организираното писмо може да се приеме за даденост, лошо изпълненото писмо може да бъде решаващият фактор дали съобщението в писмото е разбрано или дори признато. Форматът на бизнес писмото прави толкова голямо впечатление на читателя, колкото и думите в писмото. Независимо от типа писмо, което пишете, форматът на вашето бизнес писмо трябва да бъде изчистен, добре организиран и да включва няколко стандартни части от информацията.
1
Създайте горен и долен колонтитул за бизнес писмо, ако не използвате хартия за бланки. Включете логото на вашия бизнес в заглавката. Включете името, адреса, телефонния номер и имейл адреса на бизнеса си в долния колонтитул на страницата.
2
Създайте 1-инчови полета от всяка страна на писмото. Изберете стандартен, лесно четим шрифт, като Times Roman, Arial или Georgia. Използвайте размери на шрифта между 10 и 12 точки с черен или тъмно син цвят, така че думите да се четат лесно.
3
Използвайте формат на блоков стил с всичко с интервал и оправдано вляво поле. Използвайте двойни интервали между абзаците и разделите в писмото, освен ако не е посочено друго. Поставете едно интервал между пунктуацията и началото на следващото изречение.
4
Започнете писмото си на около 2 инча от горния поле. Въведете датата на писмото си, като напишете месеца, деня и годината, например 1 януари 2010 г.
5
Следвайте датата с адреса на получателя. Включете заглавието на получателя с име, като например г-н, г-жа или д-р. Избройте адреса в стандартния формат на пощата в САЩ.
6
Използвайте професионални поздрави, които отразяват бизнес отношенията между вашата компания и получателя. Използвайте официални поздрави, когато развивате взаимоотношения, като Уважаеми господин Джон Доу. Изберете по-спокойни поздрави за установени бизнес отношения, като Скъпи Марк. Следвайте поздрава с дебелото черво.
7
Следвайте същия стил на блока, когато създавате тялото на вашето бизнес писмо. Уверете се, че тялото е добре организирано с мисловен модел, който е гладък и водещ. Включете кратко въведение, последвано от обяснение и край.
8
Осигурете официално затваряне, като „Благодаря“, „Искрено“ или „С уважение“ и го следвайте със запетая. Поставете четири единични реда или два двойни интервала между затварящото и написаното име за вашия подпис. Посочете пълния си адрес, като използвате пощенския формат, веднага след вашето въведено име. Включете вашия телефонен номер с разширение, ако е приложимо, и вашия имейл адрес, ако решите.
9
Включете думата „Приложения (и)“, последвана от запетая, един ред след адреса ви, ако включвате допълнителни документи с писмото. Въведете заглавието на всеки включен документ.
10
Включете инициалите на лицето, което е написало писмото, ако е различно от вас, след раздела за заграждение. Поставете четири единични интервала или две двойни интервали между секцията на заграждението и инициала на машинописката. Въведете инициалите с малки букви с точка след всяка буква.
