Между конферентни разговори, имейл, незабавни съобщения, срещи, бележки, текстове, туитове, видео чатове и други, хората се опитват да общуват помежду си. И така, защо има сривове в комуникацията? Може да сте запознати с този сценарий: Възниква проблем в комуникацията и се свежда до него "Той каза, тя каза" или „Кой каза или не каза това?“ или "Кой е изпратил или не е изпратил или получил този имейл?"
Ако ви е писнало всички да сочат с пръст към всички останали, помислете за някои от причините, поради които възникват сривове в комуникацията, и какво можете да направите с тях.
Претоварване на комуникацията и информацията
Проблем: С толкова много начини за комуникация, от човек на човек до изпращане на текстови съобщения, пребиваването в бизнеса може да се почувства като претоварване с информация. Между личните и бизнес комуникациите изглежда, че има постоянна атака и единственото разумно решение е да се откажете. Служителите, които имат крайни срокове, ще игнорират текстови съобщения и телефонни обаждания и много от тях не проверяват имейлите си. Важни съобщения за срещи, статистика и проблеми се изпращат, но не се виждат.
Решение: Насърчавайте рационализирането на всички комуникации. В наши дни повечето бизнес комуникации се осъществяват по имейл. От жизненоважно значение е всеки да има отделни лични и бизнес имейл акаунти и да поддържа политика само за бизнеса за своя бизнес имейл акаунт. Това може да включва отписване от комуникация, която не е свързана с работата в техния бизнес имейл. Инструктирайте всички да поставят най-важната точка от имейла в темата му за лесно сканиране. Откажете се от умни имейл адреси като "techieguy" в полза на простото: name.company.com. По този начин техният имейл ще бъде намерен лесно чрез просто търсене. Дръжте срещите на максимум 15 минути, за да могат всички членове на екипа да присъстват и за да не загубите вниманието им.
Липса на слушане
Проблем: Само един човек от вашия екип си спомня, че са му казвали за нова процедура или необходимост, която сте обръщали няколко пъти. Това се случва доста често. Или служителите се оплакват, че дават информация на вас или на други, както е поискано, и им се казва, че не са получени.
Решение: Всеки има какво да каже и много често те чакат своя ред да говорят, вместо да слушат какво се казва. Наблегнете на важността на активното слушане и бъдете сигурни, че го практикувате сами. Помислете за провеждане на семинар за него или създайте своя собствена сесия, като разиграете някои от проблемите, които възникват при слушане. Например единият човек прави изявление, а другият отговаря с отговор, който показва, че всъщност не е слушал другия.
Ведомствени щори и не виждат връзки
Проблем: Хората от офиса се оплакват, че изглежда никой не знае какво прави някой друг. Всеки си върши работата, без да разбира как е свързана с останалите работни места или с компанията като цяло.
Решение: Лесно е да се увлечете в собствения си ежедневен живот, без да надничате около щорите си, за да видите какво се случва около вас. Провеждайте кратки информационни сесии, в които някой от всеки отдел прекарва една минута, описвайки какво прави нейният отдел и каква е нейната собствена работа. Можете дори да го направите забавно и запомнящо се, като го превърнете в офис шаради, в които група хора изпълняват дадена задача, а други ще познаят коя задача изпълняват.
Мъртъв при доставка
Проблем: След срещи, включително важни срещи, хората често сякаш не знаят какво е казано или какви действия трябва да предприемат. Почти сякаш дори не бяха на срещата.
Решение: Шансовете са, че са били там само в тялото. Умът им беше някъде другаде. Ако това се случва с почти всички, това вероятно е проблем с доставката на информация. Представете си срещата като важна стъпка за продажбите. Трябва да грабнете вниманието на аудиторията си и трябва да задържите това внимание.
Освен ако темата не е за повишаване на персонала или бонуси или за това как персоналът може да спечели безплатно пътуване до островите, малко теми са запленяващи. Научете мениджърите да използват истории и анекдоти, за да спечелят и задържат внимание. Вместо обяснение какво може да се случи с доставчик, предайте история за това, което всъщност се е случило с вас по отношение на доставчик. Помислете за тези две отвори за срещи:
- „Целта на днешната среща е да говорим за непланирани срещи с клиенти.“
ИЛИ
- „Вчера се отбих, за да видя любимия си клиент, и познайте какво намерих ...“
Пазете се от летящите слухове
Проблем: Изглежда, че около офиса винаги се носи нов слух. Губите важен акаунт. Хората ще бъдат съкратени. Компанията може да се слее и ничия работа не е в безопасност. Марсианците идват.
Решение: Понякога слуховете са просто глупави, като телефонната игра, в която всеки човек прошепва нещо на следващия човек, а в края на кръга оригиналният коментар е едва разпознаваем. Но в много случаи вътре има зрънце истина или поне възможност за истина. Ръководството трябва да излезе отпред, преди слуховете, и да се заеме с въпроси, за които хората ще чуят. Не чакайте да научат за слуховете във вестника или от уста на уста.
Дори ако става въпрос за труден разговор или нямате всички подробности, уведомете служителите, че ще ги информирате, така че ако не чуят от вас, това е само слух.
