Стандартните оперативни процедури описват начина, по който вашата компания извършва бизнес. Правителствените разпоредби обикновено посочват основните изисквания и позволяват на отделните предприятия да определят как работата се извършва от техните служители. Вашите стандартни оперативни процедури трябва да документират как функционират системите за управление на качеството и техническите дейности. SOP обикновено определят процедурите, необходими за поддържане и използване на производствени системи, така че продукцията да съответства на индустриалните стандарти. Използвайки тези процедури, вашият персонал може да изпълнява задачите по работа надеждно, последователно и безопасно.
1
Определете SOP, необходими на вашата организация. Например създайте списък със SOP, необходими за предоставяне на инструкции за тестване, експлоатация, анализ, архивиране и поддръжка. Определете кой трябва да допринесе за генерирането на SOP и кой трябва да одобри документите. Настройте процес на преглед и документирайте кога и как се случват ревизиите. SOP трябва да се оценяват редовно, например на всеки две години.
2
Изтеглете шаблонния документ от уебсайт на справочна библиотека, създаден от организация във вашата индустрия, или създайте свой собствен формат на документ, подходящ за вашата компания. Например Националната информация за оперативна съвместимост eXchange предоставя официалното споразумение и уебсайта за справочна библиотека на SOP, за да даде насоки на бизнеса като вашия как да разработят стандартни оперативни процедури, свързани с оперативната съвместимост на комуникациите.
3
Създайте заглавна страница за всяка процедура. Избройте пълното заглавие. Всяка процедура трябва да има описателно заглавие и номер. Например маркирайте процедурите, свързани с персонала, с буквите „HR“ за човешки ресурси. Напишете кратко резюме, описващо целта на процедурата и всички други свързани процедури. Избройте необходимото оборудване и общи инструкции за безопасност. Посочете конкретни номера на модели или версии на софтуера, ако е приложимо. Включете препратки към допълнителни ръководства за употреба. Избройте името на автора и датата на документа. Избройте името на лицето, което може да одобри тази процедура и датата на одобрение.
4
Създайте страници, съдържащи подробни инструкции. Включете данните за одобрението или номера на версията на всяка страница. Включете SOP номера и посочете категорията и на всяка страница. В долната част на всяка страница включете номера на текущата страница и общия брой страници в документа.
5
Архивирайте документа, след като сте проверили неговата точност. Направете копия за подходящия персонал и се уверете, че всички от вашия персонал получават обучение за това как да изтеглят, използват и предоставят обратна информация за стандартните оперативни процедури. Например създайте фирмен уебсайт в интранет, за да можете да качвате, каталогизирате и да разрешавате достъп до вашите документи. Наблюдавайте достъпа до вашите документи. Проверете регистрационните файлове и изхода, генерирани от изпълнението на всяка процедура, за да се уверите, че поведението отговаря на вашата документирана стандартна оперативна процедура.
