Използването на мобилен телефон е изискване за много видове работа. Някои малки компании предоставят на служителите си мобилни телефони и позволяват ограничено количество за лична употреба, докато други предпочитат да възстановяват на служителите разходите за техните бизнес разговори и част или всичките им месечни такси по договор. През септември 2011 г. Службата за вътрешни приходи издаде данъчни насоки за политиките за възстановяване на разходи за мобилни телефони, които бизнесът от всякакъв мащаб трябва да спазва, за да остане в съответствие със закона.
Възстановяване на разходи за разговори
Политиката на компанията за възстановяване на разходи за мобилни телефони може да работи по няколко начина. Единият вариант е компанията да възстанови само стойността на действителните бизнес разговори. Съгласно този тип политика за възстановяване на разходи, служителят изпраща копие от сметката си за мобилен телефон всеки месец, като подчертава обажданията, направени за бизнес цели, и записва получателя на обаждането и причината за него. Компанията възстановява на служителя чрез плащане с чек или чрез добавяне на стойността на възстановяването към неговото обезщетение за следващия период. Тази форма на възстановяване не се облага с данък за служителя и не покрива разходите за поддръжка на мобилния телефон.
Месечно покритие на договора
Ако служител използва мобилния телефон за значителни „некомпенсиращи“ бизнес цели, например за да може компанията да се свърже с него по всяко време, работодателят може да възстанови пълната стойност на месечния договор за мобилен телефон, както и разходите за обаждания. Като алтернатива, ако служителят има план за мобилен телефон, който включва цената на разговорите и тези обаждания се извършват основно за бизнес цели, пълната цена на плана може да бъде възстановена. Ако възстановената сума не надвишава стойността на общата сметка на мобилния телефон, възстановяването не се облага с данък. Тази политика също изисква представянето на месечни извлечения за мобилни телефони за счетоводни цели.
Необичайно възстановяване
Компаниите никога не трябва да възстановяват пълната сума на месечна сметка за мобилен телефон, без да записват месечните извлечения, тъй като това може да се счита за необичайно възстановяване или облагаема облага. Предприятията с политика, която осигурява пълно възстановяване на разходите, трябва ясно да идентифицират дали по-голямата част от разходите за мобилни телефони са направени за бизнеса, за да се определи дали възстановяването представлява допълнителна заплата или доход. Ако възстановяването е над 100 щатски долара на месец, IRS препоръчва внимателно проучване, за да се реши дали това е допълнителен доход и ако е така, дали се облага с данъци съгласно политиката за допълнителни обезщетения De Minimis, която включва минимална стойност на обезщетение, предоставяно от време на време на служителите, обикновено под формата на възстановяване.
Замяна на заплатите
IRS мръщи политиката на компанията за възстановяване на разходи за мобилни телефони, която се използва като метод за осигуряване на допълнителни доходи на служителя, както и политика, която предлага възстановяване на разходите вместо част от заплатите. Този тип полица намалява дължимия данък върху по-ниските заплати и дори ако служителят представя месечно извлечение с подробна информация, възстановяването е облагаемо. В случай на всички политики за възстановяване на разходи за мобилни телефони, компанията трябва да получи подробно копие от месечната сметка за мобилен телефон от служителя, което да се съхранява като финансова отчетност за причината за възстановяването.
