Провеждането на бизнес конференция е отличен начин да съберете хората в една компания или бранш, да споделите идеи и да научите за нови тенденции и възможности. Това е възможност за споделяне на най-добри практики, като същевременно се изграждат взаимоотношения между съмишленици. Организирането на конференция е сложно начинание, което може да включва месеци планиране, за да се гарантира, че събитието е успешно.
Изберете Тема
Изборът на тема е важен процес, а не такъв, който да се предприеме без предварително обмисляне. Най-добрите конференции са тези, които обхващат навременна концепция или идея, които ще резонират с вашите присъстващи. Конференция, озаглавена „Използване на социални медии за подобряване на вашия бизнес“, вероятно ще заинтригува повече хора от тази, наречена „Подобряване на вашия бизнес“. По същия начин вътрешната конференция по продажби, наречена „Как да гарантирам, че получавате бонус тази година“, ще резонира по-силно от тази, наречена „Годишна конференция по продажби“.
Определете бюджета
Планирането не може да се извърши, докато не бъде определен бюджет. Ако събитието е ежегодна афера, можете да използвате действителните разходи за предишни конференции като отправна точка. Не забравяйте, че някои разходи, като наем на стая, такси за високоговорители и A / V оборудване са фиксирани, докато разходите за пътуване, хотел и храна се определят от броя на присъстващите.
Изберете Високоговорители
Най-важната част от всяка бизнес конференция е изборът на правилните говорители. Изберете говорители, които най-добре говорят за идеалите на темата и които го правят динамично. Ако е възможно, планирайте да присъствате на събитие, в което те участват. Ако това не е възможно, вижте дали можете да видите видеоклип от тях онлайн. Ако конференцията е вътрешно събитие, изберете динамични личности за основните речи или да действате като MC. Ако един от задължителните участници, например главният изпълнителен директор на компанията или главен финансов директор, не е интересен или динамичен водещ, помислете дали да представят информацията си във формат "ток-шоу", където друго лице им задава въпроси.
Изберете Местоположение
Изборът на правилното място за вашата конференция също е важен. За да започнете търсенето, определете колко хора очаквате да присъстват. Имайки предвид това число, помислете какъв тип атмосфера търсите. Това е официална конференция или непринудено отстъпление? Искате ли да останете в градска обстановка или да се отправите извън града за нещо по-спокойно. Оттам помислете дали присъстващите ще се нуждаят от настаняване в хотел или транспорт до мястото на провеждане и дали ще има планирано социално събитие.
Аудио / видео продукция
Нищо не може да развали бизнес конференцията по-бързо от лоша звукова система или неизправност на видеопроектора. В зависимост от размера на вашето събитие, може да се наложи услугите на продуцентска компания. Тези професионалисти могат да помогнат да се гарантира, че събитието е успешно, но значително ще увеличи разходите. Вземете три оферти и се запознайте лично с представителя на компанията. "Предпочитаните доставчици" в хотел или конферентно съоръжение обикновено са много по-скъпи от външна компания. Ако те не са изключителен доставчик, вземете други оферти.
Храни и напитки
В зависимост от продължителността на конференцията, най-вероятно ще трябва да доставите храна и напитки за присъстващите. Изборът на меню се определя главно от бюджета. Обърнете внимание на цената на артикули като кафе, безалкохолни напитки и леки закуски. Много хотели и конгресни центрове предлагат относително евтини ястия, но таксуват до 7 долара за чаша кафе.
Използвайте помощ
Назначете доброволци или персонал за конкретни ключови роли. Един човек трябва да отговаря за високоговорителите, като се увери, че знае какво се очаква от тях, че са организирани места за пътуване, че материалите им са заредени на правилния лаптоп или друго оборудване и че микрофоните и другото оборудване са настроени за тяхното използване. Възложете на някого ролята на управление на пристигането на присъстващите, а на друго лице е възложено да се занимава с персонала на заведението, ресторантьорите и производствената подкрепа.
