Отчетите за показателите - измерванията, използвани за оценка на някакъв аспект от представянето на компанията - са безполезни, ако мениджърите не могат да превърнат данните в резултати. Ключовите показатели за изпълнение или KPI придават значение на показателите, като гарантират, че данните имат отношение към стратегическите цели и задачи на организацията. Докладите трябва да бъдат подходящи и смилаеми за мениджърите и те трябва да призовават за действие, когато показателите са извън нормалните граници.
Смилаема информация
Отчетите трябва да бъдат във формат, който намалява сложността на данните за ефективността на организацията до малък брой разбираеми показатели. Отчетите трябва да бъдат в лесен за четене формат, който позволява на мениджърите или ръководителите да разберат с един поглед дали операциите са насочени. KPI, които пропускат целите си, могат да бъдат маркирани в червено или друг привлекателен цвят. Например, ако оборотът е проблем в отдел и броят на служителите, напуснали компанията, се е увеличил с 40 процента за един месец, не забравяйте да отбележите това увеличение на данните.
Данни от значение за аудиторията
Показателите трябва да бъдат съобразени с вашата аудитория. Мениджърите не искат да се притесняват от информация, която не е от значение за техния отдел, времева рамка или приоритети. Например, финансов мениджър няма да се интересува от увеличаване на броя на обажданията за поддръжка към информационната технология или информационното бюро. Макар че това увеличение изглежда да повлияе на финансовите съображения, обажданията в ИТ бюрото попадат под контрола на главния информационен директор и ИТ мениджърите. Включвайте само информация, която е от значение за ръководителя или ръководителя на отдела.
Действащи показатели
Действащ показател кара някой да предприеме действия. Всички доклади трябва да се стремят да предоставят информация, която позволява на вземащите решения да вземат информирани решения относно всякакви промени, които трябва да се извършат. Показателите и KPI, идентифицирани в доклада, трябва да подчертаят това, което е най-важно за представянето на компанията към този момент. Например, в средата на актуализация на софтуера, броят на неуспешните надстройки на версиите е действащ показател, който може да накара мениджъра на проекта да се върне към предишна версия или да предприеме други стъпки, просто въз основа на отчетените данни.
Индустриални стандарти
Създаването на полезен отчет не трябва да се прави от нулата. Промишлените стандарти изобилстват. Обърнете се към бази знания и индустриални блогове, за да намерите най-добрите практики, подходящи за вашата индустрия. Примерни доклади като тези ви позволяват да се възползвате от опита на вашите връстници. Например, когато се отчитат за ръководител на маркетинг, когато социалните медии и рекламните възможности бързо се променят, отрасловите публикации предоставят авангардна информация.
