Смартфоните са навсякъде, дори и на работното място. Всъщност в много бизнеси смартфоните са важен инструмент за вътрешни и външни бизнес комуникации. По време на. през последното десетилетие използването на смартфони се увеличи значително, което позволява на собствениците на бизнес да наблюдават предимствата, както и недостатъците на тази технология.
Донесете собствените си правила за устройства
Някои собственици на бизнес молят служителите да си носят собствени устройства, включително лаптопи, таблети и смартфони, които да използват на работното си място. За собственика на малък бизнес, ако не се налага да инвестира в електроника за всеки служител, може да представлява значителна икономия на разходи. Освен това, ако служител притежава нейните устройства, тя може да е склонна да се грижи по-добре за тях.
Този подход обаче има недостатъци:
- Иначе квалифициран кандидат за работа може да не притежава смартфон или лаптоп. Това не само може да доведе до неудобство при ново наемане, но също така поставя работодателя в положението да намери някой друг за работата или да закупи тези устройства, които служителят.
- Служителите могат да притежават необходимите типове устройства, но операционните системи или модели може да не са съвместими със системите на вашата компания.
- Служител, който напуска вашата компания, може в крайна сметка да се отдалечи с чувствителна бизнес информация на своите устройства.
Опции за бизнес комуникация
За много компании основната полза на смартфона е, че той може да подобри комуникацията, особено ако вашите служители пътуват много или ако работят отдалечено. Телефонни разговори, видео чат, текстови съобщения и имейли са налични на смартфон. Освен това вашата компания може да избере да инсталира приложения за бизнес комуникация, като Slack, както и приложения за различни инструменти за анализ и маркетинг. Смартфонът улеснява поддържането на връзка през целия ден и дори в неработно време, ако има важен проект, който се нуждае от актуализация.
Има някои недостатъци обаче при многобройните комуникационни опции на смартфона. Някои служители могат да имат затруднения при непрекъснатото наблюдение на различни приложения. В резултат на това текст може да остане незабелязан за ден-два, въпреки че служителят проверява имейл, Slack и гласова поща. Някои служители могат да станат недоволни от това, че са постоянно „достижими“ и могат да започнат да изпитват стрес от усещането, че винаги са на работа.
Риск от недоразумения
И накрая, съществува другият риск от неправилна комуникация чрез смартфон. Тъй като в текстовите комуникации липсва нюансът на вокалните изкривявания и езика на тялото, за колегите може да бъде лесно да тълкуват погрешно това, което някой друг казва. Освен това, ако работодателите непрекъснато си изпращат имейли или си изпращат съобщения в офиса, те могат да пропуснат взаимодействието лице в лице.
Рискове за сигурността на вашата компания
Смартфоните могат да представляват множество рискове за сигурността на вашата компания. Телефоните могат да бъдат откраднати и хакнати. Освен това е възможно служителят да прояви небрежност относно това да позволи на другите да имат достъп до телефона му, което може да доведе до това друга страна да разглежда поверителна бизнес информация.
Като собственик на бизнес, от вас зависи да прегледате рисковете за сигурността и да разработите политики и процеси, които могат да предпазят от последиците от попадането на чувствителна информация в грешните ръце. Те могат да включват:
- Изискване към служителите да ограничат всички бизнес комуникации до издаден от компанията смартфон
- Помолете служителите да използват пароли за защита на своите устройства
- Разработване на бордови и извънбордови процеси, които възлагат устройства на служителите, информират ги за политиките и процедурите за сигурност и след прекратяване на трудовото правоотношение деактивират и събират тези устройства
- Изискване към служителите незабавно да съобщават за загубата на смартфон или всяко съмнение, че телефонът е компрометиран
Проблеми с производителността на работното място
Смартфоните и други устройства са свързани с нарушена производителност на работното място. Това е особено вярно, когато служителите имат свои собствени устройства на работа, което означава, че служителят може да получава известия за лична комуникация през целия работен ден. Освен това много служители може да се изкушат да прекарват време в социалните медии, да слушат музика или да гледат видеоклипове. Собствениците на малък бизнес може да помислят за разработване на правила за работните дни по отношение на използването на лични устройства в офиса или просто да поискат служителите да използват телефони, издадени от компанията, по време на работното време.
