Бизнесът използва бележки за управление, за да разпространява информация до множество хора. Такива бележки детайлизират например новини за политики, събития или инициативи и предоставят информацията едновременно на всички подходящи мениджъри. Създаването на ефективна меморандумна бележка включва разбиране на вашата аудитория и осъзнаване, че мениджърите получават много кореспонденция през целия ден. Напишете бележката, за да бъде ясна и кратка, с предмет на интерес, за да увеличите вниманието.
1
Изпращайте бележката само на онези мениджъри, които се нуждаят от информацията. Разпределянето на бележки до всички ръководители в организацията всеки път, когато се пише, може да намали шанса бележката да бъде прочетена. Като са избирателни, мениджърите ще знаят дали са получили такъв, съдържанието вероятно е важно.
2
Напишете силна тема или линия Re :, за да привлечете вниманието на читателя. Вместо нещо обикновено, като например „Актуализиране на програма за ползи за здравето“, може да напишете „Вълнуващи нови ползи, добавени към здравната програма!“
3
Обобщете целта на статията в първото изречение. Мениджърите ще използват това като ръководство, за да определят дали да продължат да четат. Общото отваряне на бележката може да накара зает мениджър да заключи, че информацията не си струва нейното време, затова включете достатъчно подробности в първия ред, за да убедите мениджърите, че бележката е достойна.
4
Дръжте бележката кратка и кратка. Използвайте комбинация от параграфи и точки за бързо четене. В същото време включете достатъчно съдържание, за да обясните ясно информацията. Много хора са се приготвили за кратки публикации в социалните медии, за да разберат точка; да разберете разликата между бележка, насочена към мениджъри, и актуализация в Twitter, например. Бележката трябва да съдържа задоволително резюме на проблема.
5
Изяснете всички следващи стъпки или отговорности на читателите. Ясно посочете дали трябва да събират определена информация, да присъстват на семинар, да обучават подчинените си по въпроса или нещо друго, което изисква допълнителни действия. Включете конкретния срок за действията, ако има такъв.
6
Посочете име и информация за контакт, ако някой от мениджърите има въпроси относно съдържанието на бележката.
