Когато бизнес колега или сътрудник загуби близък член на семейството или приятел, добра бизнес практика е да напишете писмо, в което да признаете смъртта и да изразите съболезнованията си. Това писмо изчиства въздуха между вас, защото признава, че сте наясно със загубата на колегата си. Напишете това писмо внимателно и тактично, за да поднесете чувствителни съболезнования.
Форматиране
Съболезнователно писмо, в което се признава смъртта, не трябва да бъде толкова официално, колкото повечето други видове бизнес писма, особено за бизнес колега, с когото сте били близки. Освен ако не го изпращате на човек, който е далеч по-висшестоящ или с когото нямате много лични отношения, напишете бележката спретнато на ръка в елегантна карта за бележки. Датирайте писмото отгоре и започнете с „Уважаеми“ и собственото име на човека. Ако писмото е за бизнес партньор, с когото имате само работни отношения, напишете го и го отпечатайте на служебна бланка или друга изискана хартия, като се обърнете към човека с „Уважаеми“ и името, което бихте използвали, когато го поздравявате лично.
Познайте смъртта
Започнете писмото, като преминете направо към въпроса и признаете смъртта на любимия човек. Използвайте встъпително изречение по подобие на: „Натъжих се, когато чух, че брат ти Дон почина миналата седмица“. По време на скръб хората често нямат умствената енергия или търпение да прелитат дълги писма, пълни с хубави неща, така че бъдете чувствителни към това, като държите писмото кратко и по същество.
Споменете добрите качества
Прекарайте поне едно изречение в писане за това колко ще бъде пропуснат човекът, който е починал. Ако сте го срещали, говорете за добрите качества, които сте наблюдавали, или споменете някои от спомените, които имате от времето, прекарано заедно. Ако не сте го срещали, но сте чували как други говорят за него, споменете някои от качествата, които сте чували, че е имал.
Предложете симпатия
Затворете писмото, като изразите съчувствие и съболезнования. Ако изпращате нещо с писмото, споменете и това. Например, можете да напишете: „Моля, приемете цветята, които изпращам, като израз на моето съчувствие“. Ако познавате семейството на бизнес сътрудника, споменете и оцелелите членове във вашето писмо. Например, можете да кажете: „Моля, предайте моите съболезнования на Марги, Алисия и останалите членове на вашето семейство“.
