Изпращането на служебно писмо по имейл вместо поща на охлюви променя някои неща, но не всичко. Първо, можете да избягате от навика да включвате информацията за контакт на получателя в самото писмо. Фактът, че изпращате писмото директно до конкретен получател посредством личен имейл адрес, прави тази информация излишна. Но все пак, писмото по имейл, макар и по някакъв начин по-малко формално от бизнес писмо на хартиен носител, винаги трябва да се придържа към професионален стандарт, който се издига над имейл, изпратен до семейството или приятели.
1
Намерете правилното име за контакт. Използвайте фамилията на човека в поздрава, защото използването на собственото име може да се възприеме като твърде небрежно. Фамилията трябва да бъде предшествана от г-н или г-жа - никога госпожица, което би предположило семейното положение на жената и което може да причини обида. Ако пишете на някой, притежаващ докторска или медицинска степен, предшествайте фамилията му с д-р. Примерен поздрав може да бъде „Уважаема госпожо така и така“.
2
Подправете вашата самоличност. Първите впечатления имат значение също толкова във виртуалния свят, колкото и в реалния. Едно от първите неща, които хората забелязват за имейл, адресиран до тях, е псевдонимът на имейла на подателя. "StudMuffin99" може да ви нарисува като живот на партито, но не е професионален. Адресирайте получателите с по-подходящ за бизнеса псевдоним, който често включва собствено и фамилно име.
3
Обърнете специално внимание на темата. Бъдете ясни, кратки и конкретни. Неясните теми не придават значение на писмото ви по имейл, което прави имейла ви по-вероятно цел за изтриване. Празни теми са неприемливи за повечето, защото създават впечатление за невнимание, мързел и липса на професионализъм.
