Бизнес комуникацията се появява в много форми в рамките на една организация. Компаниите комуникират с клиенти чрез уебсайтове, доклади или периодични издания. Вътрешните комуникации включват телефони, гласова поща, фирмени бюлетини и вътрешна имейл система, за да назовем само няколко. Във всички случаи, независимо дали бизнес комуникацията е вътрешна или външна за компанията, три елемента, които са основни за нейния успех, са яснота, структура и познаване на вашата аудитория.
Яснота
Писането или общуването с яснота е може би най-важният елемент на комуникацията. Ефективните бизнес комуникации стигат до точката, казват точно какво се има предвид, без да се вмъква двойно говорене и се предават с възможно най-прости думи. Използването на обикновения народен език, вместо индустриални съкращения, известни само на малцина, прави комуникацията по-достъпна за слушателя или читателя и лесно разбираема.
Структура
Подобно на доброто разказване на истории, бизнес комуникацията изисква начало, среда и край. Следването на тази логическа структура е лесно за читателя или слушателя, тъй като това е, което повечето хора са научени да разбират. Използвайте тази структура за всякакъв вид комуникационни медии, отчети, имейли или гласова поща; използвайте го по време на фирмени срещи. Бъдете лаконични и избягвайте да ставате прекалено многословни и вашето съобщение трябва да се разпространи.
Публика
Разберете аудиторията си. Когато общувате с клиент, изберете народния език, който той ще разбере, а не терминологията, която е извън неговите познания. Същата концепция се прилага при разговори с връстници или други вътрешни членове на екипа. Съкращенията могат да спестят място, но повечето хора няма да знаят какво имат предвид; получените писмени съобщения изглеждат като азбучна супа. Адресирайте вашата тема към вашата аудитория - не насилвайте аудиторията си да отговаря на темата.
Последователност
Бъдете последователни в комуникациите си; не заемайте противоположни позиции, което служи само за объркване на слушателя или читателя. Изберете страната на проблема, която възнамерявате да подкрепите, и се придържайте към нея. Използването на последователен глас и стил помага на публиката да се ангажира с посланието и да развие доверие във вашата компания или продукт. Хората е малко вероятно да се доверят на информацията, съдържаща се в съобщение, което е непоследователно или противоречиво.
Среден
Използвайте подходящия носител, за да се обърнете към аудиторията си. Ако съобщението изисква лично писмо или имейл, използвайте този носител за съобщението. Ако обаче се изисква комуникация глас към глас или лице в лице, обаче имейл е грешен избор. Носителят, използван за бизнес комуникация, придава достоверност на съобщението, така че се придържайте към носителя, който поддържа съобщението.
