Счетоводното счетоводство е лесно: не записвате никакви транзакции, докато парите действително не сменят ръцете си, казва Accounting Tools. С начисляването на текущо начисляване записвате транзакции веднага щом спечелите или дължите пари. Ако фактура пристигне преди или след стоките, за които сте платили, правилното записване на транзакцията изисква няколко допълнителни счетоводни стъпки.
Бакшиш
Ако предплатите фактура, преди да получите свързаните стоки или услуги, кредитирате пари в брой и дебитирате предплатена сметка за разходи, като предплатени доставки, предплатен инвентар или предплатени услуги. Когато получите каквото и да сте платили, кредитирате предплатени разходи и дебитирате инвентарни разходи или подобна сметка.
Фактура не е получена
Воденето на записи би било лесно, ако купувачите просто посетят доставчик, платят за това, което им трябва, и излязат със стоките, но често това не се случва. Вместо това поръчката, изпращането, фактурирането и плащането се извършват в различни моменти от процеса. За да ви обърка допълнително, вашата система за управление на запасите обработва пратките на стоки по различен начин от вашата счетоводна система.
Например, Purchase Control казва, да предположим, че получавате пратка от артикули, но фактурата все още не е получена. Ако използвате постоянна система за инвентаризация, където постоянно актуализирате вашите запаси, записвате пратката наведнъж; с периодичен инвентар, го записвате в края на счетоводния период. Така или иначе, не записвате покупката като сметка, дължима, докато не получите фактура за стоки.
Да предположим, че сте поръчали $2,000 на инвентара. Докато фактурата не бъде получена, вие записвате $2,000 в сметката GRNI - получени стоки, които не са фактурирани - както и в инвентара. След като доставчикът изпрати фактура за стоки, вие намалявате GRNI с $2,000 и запис $2,000 в задължения.
Проследяване на GRNI
С напредването на бизнеса ви доставките на GRNI може да станат все по-чести. Вашият акаунт в GRNI може да завърши със стотици записи, включващи множество покупки, множество артикули и множество доставчици. Проследяването и актуализирането им, когато получавате фактурите, отнема все повече време и усилия и е лесно да загубите следа. Забавянето на доставчика и грешките във фактурите и измамите могат да влошат нещата.
Софтуерът може да помогне за това. Автоматизиран процес може да взема фактури, да ги съпоставя за поръчки за покупка и да прави необходимите корекции на счетоводството, без да пропуска данните, които човешкото око може да пропусне. Това има допълнителното предимство да поддържате книгите си актуални, без забавяне във времето. Това може да улесни откриването на бавни доставчици, които доставят своевременно, и да решат кои заслужават повече от вашия бизнес.
Стоки не са получени
Понякога нещата работят обратно. Получавате фактурата, може би я плащате, но все още нямате стоките. Инструментите за счетоводство казват, че това се случва, например, когато предплащате стоките, които поръчвате. Предплащането може да се дължи на това, че използвате счетоводство в брой и искате да отчетете разходите по-рано или защото авансовото плащане ви дава предпочитано лечение. Също така се случва, ако продавачът, по каквато и да е причина, не ви даде кредит.
Счетоводното отчитане на материалните запаси, платени, но не получени - или предплатени стоки, или предплатени услуги - третира стоките или услугите, които другата страна ви дължи, като актив. Ако плащате за $1,200 в инвентара предварително, вие кредитирате $1,200 да осребрява и дебитира сметката на актива за предплатени разходи $1,200. Когато получите инвентарните позиции или други стоки, кредитирате предплатени разходи и дебитирате инвентарни разходи.
При услугите това е малко по-сложно, защото процесът е по-разтегнат. Ако например плащате за годишна интернет услуга или застраховка предварително, например, тогава дебитирате предплатени разходи за една дванадесета част от плащането всеки месец. Например, ако сте платили $24,000 за едногодишни услуги по поддръжка, бихте дебитирали $2,000 от предплатени разходи всеки месец и кредитирайте сметката за разходи за издръжка за същата сума.
Практически въпросът, като правите това с всеки предплатен разход и покупка, може да затрупа счетоводството ви с проследяване на твърде много предплатени артикули, особено услуги. За да избегнете това, задайте минимален праг за въвеждане на елемент в сметката за предплатени разходи. Ако прагът е, да речем, $500 и предплащате за $400 на стойност офис консумативи, просто лекувайте $400 като редовен разход.
Когато се занимавате с пари в брой
Ако използвате счетоводство в брой, както правят много малки фирми, няма такова нещо като предплатена сметка, разказва Фундера. Да предположим, че плащате a $1,400 фактура за стоки днес, но няма да получи стоките в продължение на две седмици. Вместо да се притеснявате за предплатени разходи, просто записвате $1,400 като редовна покупка. Ако сте платили за шест месеца услуги с $300 днес ще записвате разходите днес и няма да коригирате сметката по-късно.
Това опростява счетоводството ви, но също така изкривява външния вид на вашите финанси. Да предположим, че плащате $3,600 този месец за едногодишни услуги. Това е един много голям разход за обслужване този месец, последван от 11 месеца нулев разход. Подходът за начисляване, показващ $300 в разход на месец, ви дава по-реалистична картина.
Когато сте продавачът
Ако сте продавачът, отчитането на материални запаси, платени, но не получени произведения е обратно. Дължимостта на стоките или услугите на купувача се отнася към пасивите като пасив, а не като актив. Обикновено продавачите не носят много предварителни плащания, така че не е трудно да проследите плащанията и да коригирате сметките.
Ако, да речем, получите a $1,500 плащане за стоки, които трябва да бъдат изпратени, записвате кредит в сметката за предплащане и дебит в брой. Когато изпращате стоките, дебитирате предплащания и кредитирате сметките за приходи. Ако продавате услуги предварително, ще коригирате сметките за всеки месец услуги, както прави купувачът.
Предварително искане за пари
Jobber Academy казва, че предимствата да накарате клиентите да предплатят включват да не се притеснявате за неплащане и да се уверите, че плащането пристига своевременно. Ако сте малък бизнес с ограничен паричен поток, това са категорични плюсове. Има и други обстоятелства, при които е добра идея:
- Ще трябва да плащате за сериозно количество суровини и искате депозит. Покривниците често искат депозит, за да покрият например херпес зостер и пирони.
- Това е голяма работа и наистина не можете да си позволите клиента да отстъпи. Депозитът гарантира внасянето на клиента.
- От миналия опит знаете, че този клиент плаща късно.
- Вашият бизнес е нов и имате нужда от паричния поток.
Недостатъкът е, че ако изпратите фактура за стока преди стоката или услугата, това може да замърси отношенията с клиентите ви, особено ако те са недоволни от вашата работа. Винаги бъдете ясни предварително какви са условията на сделката. Свържете се с тях след доставката, за да видите дали са доволни. Предложете отстъпка при предплащане, ако можете да си го позволите. Искате вашият клиент да бъде напълно доволен.
