Пробният баланс е вътрешен контрол, който счетоводителите произвеждат, за да проверят аритметичната точност на главната книга. Съгласно счетоводната система с двойно записване всяка транзакция включва поне един дебит и един кредит с еднаква стойност. От това следва, че сумата на всички дебитни записи трябва да се равнява на сумата на всички кредитни записи. Пробното салдо е списък на дебитни и кредитни салда, извлечени от главната книга и събрани. Ако дебитното и кредитното салдо не са еднакви по стойност, е направена поне една грешка.
Грешки при изчисляване
Ако дебитните и кредитните колони на пробното салдо не са събрани правилно, ще се получи грешка и това трябва да е първото нещо, което счетоводителят проверява. Извличането на неправилно салдо от един или повече от счетоводните акаунти също ще създаде грешка в пробното салдо.
Грешки в транскрипцията
Счетоводителят може да е изчислил и извлекъл салдата правилно, но е допуснал грешки, когато ги е включил в пробния баланс. Ако разликата между общите суми на двете колони за пробен баланс се дели на девет, това предполага, че две цифри може да са били транспонирани. Въвеждането на дебитно салдо в кредитната колона или обратно също ще създаде грешка в транскрипцията.
Грешки при публикуване
Грешките, направени в осчетоводяването на главната книга, водят до грешки в пробния баланс. По-конкретно записите в дневниците могат да бъдат проблематични и трябва да се проверяват внимателно. Други грешки при публикуване включват осчетоводяване на неправилна сума, осчетоводяване на двата аспекта на транзакцията към една и съща страна или осчетоводяване само на половината от транзакцията.
Какво няма да открие пробният баланс
Пробният баланс няма да подчертае всички видове грешки. Грешка при пропуск, при която не е осчетоводена нито една част от транзакцията, няма да повлияе на пробното салдо. Други грешки, които пробното салдо няма да открие, са транспонирането на дебитни и кредитни записи в главната книга, като се правят две грешки, които се анулират или осчетоводяват едната или двете страни в грешната сметка на главната книга.
