Без задълбочена документация, една компания може да накара таблиците да се обърнат от недоволен бивш служител, когото тя законно и основателно прекрати. Резултатът може да бъде скъпо съдебно преживяване. Обективно документиране на инциденти, лошо представяне и разговори със служител може да помогне за установяване на достоверност и да подкрепи вашите претенции, когато дойде време за прекратяване на работник.
Дати
Винаги, когато възникне инцидент или разговор между вас и проблемен служител, е важно да документирате датата, на която е възникнал. Включването на датите на такова може да ви помогне да изолирате всяко събитие и да установите всякакви модели, които забелязвате, когато подготвяте документацията за прекратяване на служител. Документирането на събития също ще покаже, че решението за уволнение на служител не се е случило без запис на предишни инциденти.
Нарушения
В статия за Общественото управление на човешките ресурси, Х. Ан Лироф пише, че трябва да документирате всички нарушения на служителите в досието на служителите, когато възникнат. Нарушенията трябва да съответстват на наръчника на компанията и процедурите и могат да включват лошо изпълнение, нарушения на договора, незаконни действия, неетично поведение, ниска производителност, отсъствия, забавяне, неподчинение, опасни практики и разрушително поведение. Когато документирате нарушение, трябва да включите, ако е приложимо, езика, който служителят е използвал, как инцидентът е повлиял на задълженията на служителя и как е повлиял на отдела или компанията като цяло. Използвайте бележките, които сте написали в досието на служителя, за да създадете списък с нарушения и техните дати в документите за прекратяване.
Разговори и оценки
Когато документирате нарушение, включете бележки относно действията, които сте предприели, или разговорите, които сте провели със служителя. Подробни разговори, които сте провели със служителя относно недостатъци в работата, техните последствия, както и реалистични насоки и срокове, които сте задали за подобрение. Такива бележки помагат за налагане на оправдани дисциплинарни действия или прекратяване. Уведомяването на служител за такава документация също я осведомява за неблагоприятните последици.
Оценки
В допълнение към разговорите, документирайте извършените оценки на служителите, проведените срещи за оценка на напредъка на служителя към установените цели и нивото на участие на служителя през целия процес. Добре е да отправяте писмени предупреждения и да накарате проблемния служител да подпише документ, който потвърждава получаването на документа. Това признание може да помогне в подкрепа на факта, че служителят е получил предупреждение и е бил осведомен за възможните последици. Включете информация относно разговори, оценки и предупреждения в документ за напускане на служител.
Дисциплинарни действия
Винаги отбелязвайте дисциплинарните действия, издадени на служител, в картотеките на персонала и документите за прекратяване. Дисциплинарните действия могат да включват понижаване, пробация или спиране. Включете резултата от всяко дисциплинарно наказание във вашите бележки.
