Централизирането на покупките става все по-важно, колкото по-голям расте малък бизнес. Най-важното е, че децентрализираната структура за покупки, при която отделните отдели са отговорни за собствените си дейности за покупки, често е едновременно скъпа и неефективна. За разлика от тях, централизираната организационна и управленска структура намалява разходите за покупки и създава по-ефективен отдел за покупки.
Степени на централизация
Централизираните покупки се отнасят до изцяло централизирани и ръководени от центъра организационни структури. И в двата отдела за покупки се създават политики за покупки и стандартни оперативни процедури за целия бизнес. Изцяло централизирана структура също така обслужва задълженията и дейностите по закупуване за всички отдели или подразделения от централата на бизнеса или домашния офис. В структурата, ръководена от центъра, отделът за покупки създава политики за покупки и стандартни оперативни правила, но оставя ежедневните задължения и отговорности за покупки на всеки отдел или бизнес отдел.
Стратегическа ефективност
Дългосрочните бизнес цели и целите на отдела за покупки често се свързват по-пряко с централизирана структура за покупки. Основната причина за това е, че много предприятия възприемат обществените поръчки като по-важни с централизирания отдел за покупки. Възприятията от по-голямо значение водят до централизирани покупки не само по-видими в рамките на организацията, но и по-склонни да участват в дългосрочно стратегическо планиране. Чрез включване на инициативи за обществени поръчки в дългосрочни бизнес цели финансовият успех на бизнеса се свързва с целите за обществени поръчки.
Процедурна ефективност
Централизацията предлага различни процедурни предимства, недостъпни в децентрализирана структура. От една страна, централизацията елиминира излишните и дублирани усилия. Споделянето на информация и ресурси създава възможности за комбиниране на отделни покупки, за да се класирате за отстъпки за обем и да намалите разходите за транспорт и доставка. Централизираният отдел за покупки също улеснява създаването и поддържането на добри взаимоотношения с доставчици и доставчици. Основната причина за това е, че намалява объркването сред доставчиците, които вече не трябва да се чудят с кого да говорят за всяка различна поръчка за покупка.
Контрол и управление
Централизирането на политиките за покупки осигурява по-голям вътрешен контрол. Централната политика за покупки и информационният поток отгоре надолу стандартизират вземането на решения и покупните дейности. Например централизирана политика идентифицира служители, упълномощени да инициират поръчка за покупка, очертава критерии за избор на доставчици и определя ограничения на разходите. Централна политика разглежда и етичните въпроси. Сред тях са позицията на бизнеса за приемане на подаръци от доставчици, идентифициране на случаи, които представляват конфликт на интереси, и позицията на бизнеса за запазване на поверителността.
