Създаването на система за заплати е съществена стъпка за започване на бизнес. Изборът на правилната система рационализира заплатите, помага ви да спазите законовите изисквания за удържане и задържане и ви предпазва от глоби и санкции за неточно отчитане от Службата за вътрешни приходи и държавни и местни власти. Можете да поддържате ведомост на заплата на ръка, да наемете служба за заплати или да използвате електронни таблици. Услугите за софтуер и заплати опростяват администрирането и подобряват точността, но трябва да изберете системата, която най-добре отговаря на вашата индустрия, бюджет и брой служители.
Регистрирайте своя бизнес
Преди да наемете служители, вземете идентификационен номер на работодател или EIN. Вашият щат и град може също да изискват регистрация на работодател. Научете задълженията си за отчитане, за да можете да проектирате категории във вашата система за заплати, за да опростите отчитането пред органите и плащането на данъци върху заплатите. Можете да получите информация за вашите федерални отговорности от Ръководството за данъчно облагане на работодателите, публикувано от IRS. Посетете или се свържете с държавните агенции, в които наемате работници, за да получите указания за данъчно облагане и докладване и да разберете дали трябва да приспадате градските данъци.
Документирайте служители и работни услуги
Потвърдете, че служителите имат законното право да работят в Съединените щати, като копирате лични карти и проверявате статуса на служителите. Решете размера на заплатите, комисионните и заплатите и колко често ще плащате на служителите си - седмично, на всеки две седмици или месечно. Компенсационните и бизнес приспаданията включват храна, униформи, здравни планове, пенсионни планове, щатски и федерални данъци и понякога градски данъци. Включете категории в записите си за заплати за всяко от тези удръжки и отделни списъци за заплати, комисионни, почасово заплащане и извънреден труд. Документацията за тези удръжки трябва да бъде изпратена на данъчните органи.
Изберете система за заплати
Съхранявайте записите на ръка или форматирайте компютърна електронна таблица, за да улесните изчисленията. Помислете за възлагане на заплати на външни изпълнители, ако вашият бизнес е достатъчно голям, за да го гарантира. Услугите за изплащане на заплати предлагат много предимства за воденето на записи и отчитане за бизнеса, а софтуерните програми предоставят подобни предимства. Независимо от вашата система, някой трябва да въвежда цифри, да подава отчети, да подписва чекове и да отчита отработени часове и да прави системни промени всеки период на заплащане - добавяне на нови наеми и промяна на удържане и ставки на заплащане. Услугите за изплащане на заплати издават чекове, които упълномощено лице преглежда и подписва, но може да предпочетете да печатате чекове вътрешно и да искате услуга, която предлага тази опция. Популярните софтуерни програми, които управляват вътрешно заплащане, включват Intuit Payroll, QuickBooks, Payroll Mate, Center Point и ezPaycheck.
Задайте въпроси, преди да изберете система
Една система работи ефективно само за първата ведомост. Промените в удържането на данъци, изискванията за отчитане и състоянието на служителите изискват непрекъснати корекции. Проектирането на ефективен начин за добавяне на нови работници, промяна на удържането и удържане на ощипване е от съществено значение за точната ведомост. Разберете дали доставчикът на заплати предлага онлайн актуализации, адекватни мерки за сигурност и фиксирани годишни такси, независимо от промените в заплатите. Ако вашият бизнес е предмет на държавни разпоредби, определете дали всеки доставчик отговаря на изискванията за сигурност. Разберете дали услугата за изплащане на заплати ви обезщетява за грешки или забавени такси, които причинява. Някои компании за заплати подават доклади срещу заплащане. Уверете се, че можете да извличате отчети в съвместими файлове. Ако се справяте вътре с ведомостта на заплатите, изберете система, базирана на съвместимостта, лекотата на използване и онлайн функционалността. След подаване на доклади изпращайте плащания и отчети до застрахователни компании, здравни планове, държавни агенции и пенсионни планове. Оставете достатъчно време за преглед на отчети и издаване на чекове след получаване на информация от доставчици на заплати.
