Ръководства

Основни цели на изпълнението на рецепционист

Рецепционист в малък бизнес прави много повече от това да поздравява посетителите във вашия офис или да насочва входящи телефонни обаждания. Рецепционистът често обработва доставките, обработва пощата, отправя изходящи повиквания за мениджъри и обработва адвокати. Малкият бизнес извлича максимума от своите рецепционисти, като възлага текущи задачи за запълване на престоя, като управление на канцеларски материали, просто фактуриране, въвеждане на база данни или въвеждане на текст и корекция на кореспонденция. Анализ на вашата организационна схема и подробна длъжностна характеристика ще ви помогнат да извлечете максимума от позицията на рецепциониста.

Направете добро първо впечатление

Вашият рецепционист често е първият човек, с когото вашите клиенти или продавачи имат контакт. Ако тя е неорганизирана, не е запозната с вашия персонал или отдели или е физически неподредена, тя изпраща съобщение за това колко организирана е вашата компания или колко сериозно приемате бизнеса си. Задайте дрескод за вашата рецепционистка, което може да й попречи да участва в рокля „небрежен петък“. Забранете дъвките на бюрото й, обяд в рецепцията, пускане на музика по време на работа или добавяне на лични декорации към работното й място.

Изисквайте от нея да поддържа работния плот чист, а компютърният монитор да е обърнат далеч от посетителите. Запознайте вашата рецепционистка с ключови клиенти и доставчици, за да може тя да ги накара да се чувстват важни и ценени, като си спомня имената им, знае фирмите им и разбира какво произвежда или продава.

Осигурете ефективен трафик

Когато посетителите пристигнат и хората се обадят по телефона, рецепционист не трябва да гадае или проучва къде се намира вашият персонал. Обучете вашия рецепционист да знае какво точно прави фирмата, включително основни познания за продукти или услуги, така че той да разбере кои са основните контакти и къде да насочва запитванията. Уверете се, че той знае как е организиран вашият офис, за да може да насочва пакети, поща и запитвания на клиенти или доставчици до подходящите хора.

Обучете го така, че той да е запознат с вашия персонал и техните позиции, включително правилните произношения на необичайни имена. Задайте процедури за приемане и подписване на пакети, което е важно не само от гледна точка на ефективността, но и за подобряване на безопасността и намаляване на отговорността.

Подобрете производителността на рецепцията

Рецепционист може да има значителни престои през деня, ако получавате редки телефонни обаждания и посетители. Рецепция може да подобри производителността на работното ви място, като се справя с една или повече канцеларски функции. Много рецепционисти извършват прости фактури, управляват инвентара, сортират и доставят поща, актуализират уебсайтове, обработват въвеждането в базата данни и кореспонденцията, изпращат имейли от акаунт в съответните отдели и водят записи за присъствието. Ръководителите на малкия бизнес, които нямат личен асистент, често разчитат на рецепционистите, за да създадат на клиентите впечатлението, че имат асистенти, като възлагат задачи като провеждане на телефонни разговори и определяне на срещи.

Поддържайте офис морал

Рецепционистът на малък бизнес често е „охладителят за човешка вода“ в офиса. Повечето служители имат ежедневен контакт с рецепциониста и често чатчат и обсъждат новини на работното място. Рецепционистът е наясно с груповите планове за обяд и знае дали някой е донесъл лакомства в стаята за почивка, има рожден ден, сгодява се или получава повишение.

Тя може да бъде конструктивна в подобряването на морала на компанията или да бъде разрушителна, като разпространява слухове и клюки. Попитайте служителите за мнението им за вашата рецепционистка, за да определите дали тя има положително или отрицателно влияние по отношение на морала на служителите.