Собствениците на фирми редовно извършват одит на касата за дребни парични средства, заделена за малки непредвидени разходи, като карти за служители, които внезапно се разболяват, или няколко покупки на офис консумативи между поръчки на едро. Одитът ви помага да потвърдите, че служителите, отговорни за управлението на фонда, както и тези, които искат дребни пари, използват фонда правилно и не крадат от него. Вие съгласувате дребните пари в брой, като сравнявате общата сума на първоначалната сума в брой, поставена в чекмеджето, с общата сума на останалите пари и записите за общата сума на изтеглените пари.
1
Пребройте останалите хартиени пари в чекмеджето на касата за дребни пари и след това напишете „Пари в брой“ и общата сума на лист хартия. Извадете и пребройте монетите, напишете „Монети“ на хартията и общата сума. Съберете двете междинни суми и напишете „Общо пари в брой“ и сумата.
2
Премахнете ваучерите за теглене на дребни пари или дневника за дребни пари и доказателства за покупки. Потвърдете, че имате разписка за всеки ваучер или запис в дневника. Ако не го направите, помолете служителя, който не е предоставил разписка, да ви предостави такава или причината, поради която разписка не съществува.
3
Организирайте тегленията в категории въз основа на употребата, като „Офис консумативи“ и „Разни“. Добавете сумите за първата категория; напишете „Тегления“ на хартия и под заглавката напишете името на категорията и общата сума. Повторете с останалите категории и суми, след това добавете междинните суми и напишете „Общо теглене“ и общата изтеглена сума.
4
Добавете общите тегления към общите парични средства и след това сравнете сумата с първоначалния баланс. Ако сумите не съвпадат, проверете отново сумите си. Ако сте добавили всичко правилно, но комбинираната сума е по-малка от първоначалното салдо, запишете „Cash Short“ и сумата. Ако общата сума е повече от първоначалното салдо, запишете „Cash Over“ и сумата.
5
Напишете чек, за да осребрите парите, необходими за възстановяване на първоначалния баланс. Ако комбинираната сума е равна на първоначалното салдо, напишете чека за общата сума на тегленията. Ако има недостиг, добавете Общото теглене и Кратко в брой и напишете чека за общата сума. Ако има превишаване на паричните средства, извадете Cash Over от общото теглене и напишете чека за остатъка.
6
Поставете бележка върху хартията, обясняваща причината за недостига или превишаването, ако е известна или че не можете да определите причина. Когато приключите, подпишете и поставете дата на хартията, за да покажете, че сте съгласували формуляра и след това го подайте в подвързващо устройство или картотека за бъдещи справки.
