Колкото по-голям е бизнесът, толкова по-вероятно е закупуването на определени стоки или услуги да изисква официален план за обществени поръчки. Целта е да се гарантира, че бизнесът не преразходва или плаща повече за компоненти, отколкото печалбата, която бизнесът ще реализира при продажбата на крайния продукт. Поискането е фаза от процеса на възлагане на обществени поръчки, в която бизнесът активно търси оферти от конкурентни доставчици чрез покана за наддаване или заявка за предложения. Документите за искане идентифицират покупката, изискванията за покупка и очертават процес, който всеки доставчик трябва да следва, когато подава официална оферта или предложение.
1
Съставете информационно писмо-покана. Писмото предоставя ключова информация, от която потенциалните доставчици се нуждаят, когато определят дали имат интерес да участват в процеса на наддаване. Използвайте официален глас, ясно дефинирайте термини и предоставете задълбочени обяснения и описания. Включете крайни срокове за подаване, кратко описание на необходимостта от покупка и инструкции за подготовка, структуриране и подаване на оферта. Посочете подробности като колко дълго трябва да остане валидна офертата и опишете критериите и метода, които бизнесът ще използва при оценяване на офертите.
2
Създайте график на изискванията, включително количества, ясни технически спецификации и изисквания за производителност на продукта. Уверете се, че очакванията за изпълнение са написани плътно, без място за лична интерпретация. Това е жизненоважно за предотвратяване на по-късно недоразумения и разногласия по време на фазата на изпълнение на договора на покупката. И накрая, включете информация за доставка, включително дата на доставка, начин на доставка и условия за доставка.
3
Поставете примерен договор, копие от упълномощената поръчка за покупка и листове, изброяващи общи и специални условия. Условията могат да включват елементи като изисквания за застраховка и облигации, както и клаузи за неизпълнение и забава за изпълнение. Изпращането на примерен договор, заедно с условията и условията, дава възможност на доставчиците да направят преглед на договора от юридически специалист преди подписването му.
4
Включете формуляр за подаване на оферта като краен елемент в заявката. Формулярът за подаване става правно обвързващ документ, след като доставчикът подпише и върне документите за участие. Използвайте стандартен формуляр за подаване, който можете да получите от вашия адвокат или да изработите персонализиран формуляр.
