Работните поръчки и фактури се използват, когато фирма или изпълнител извършва услуги за клиенти и им таксува за тези услуги. Работна поръчка понякога се нарича поръчка за покупка, която се използва и когато клиентът иска да закупи продукти, а не услуги. Генерира се фактура независимо дали се купуват артикули или се предоставят услуги.
Работна поръчка
Работната поръчка обикновено е писмена заявка, която клиентът прави за конкретни артикули или услуги. Подробностите, които трябва да се включат във формуляра, са номерът на работната поръчка, адресите за фактуриране и изпращане на клиенти, име на клиента, дата на заявката, очаквана дата на доставка, условия на плащане, начин на доставка, описание на длъжността, единична цена, междинна сума, приложими данъци, общо цена и упълномощен подпис. Поръчката може също да включва количеството и номера на част или артикул.
Фактура
Фактурата е сметка, която изпращате на клиента с искане за плащане за продадени стоки или извършени услуги. Въпреки че може да се позовавате на фактура като фактура за продажба, лицето, което прави покупката, може да я нарече фактура за покупка. Подробностите включват датата и номера на фактурата, вашия данъчен или регистрационен идентификационен номер, име и адрес на купувача, номер на свързаната работа или поръчка за покупка, единична цена и обща цена. Включете също разбивка на данъците, отстъпките, платения депозит, условията за плащане, датата на падежа и приложимите закъснели такси или такси.
Процес
Някои компании изискват от купувача да изпрати работната поръчка по факс или имейл, докато други им позволяват да се обадят в заявката. В последния случай можете да вземете поръчката по телефона въз основа на искането на клиента. След като поръчката бъде подготвена, изпратете на купувача копие с искане за потвърждение. Фактурата винаги се изготвя от продавача. Когато работна поръчка се промени, оригиналът трябва да бъде актуализиран и фактурата да отразява съответните модификации. Работната поръчка и съответстващата фактура трябва да бъдат подадени под акаунта на клиента.
Съображения
Ако вашият бизнес е малък, можете да използвате офис софтуер за изготвяне на работни поръчки и фактури. Ако имате много клиенти, помислете за инвестиране в софтуер за управление на поръчки и фактуриране. Това ви позволява да въвеждате, проследявате и управлявате поръчки и да фактурирате клиенти по електронен път. Можете също така да стартирате отчети за остаряване, за да следите неплатени фактури. Може да е възможно да комбинирате работната поръчка и фактурата. Например, ако извършената работа е малка, можете да използвате един формуляр по време на услугата. Независимите изпълнители или малки компании могат да използват една форма, докато по-големите компании са склонни да разделят двете.
