Много компании използват компютъризирана счетоводна система за записване на ежедневни финансови транзакции, но ако тепърва започвате бизнес и не искате да компютъризирате, счетоводна система с 12 колони би била лесен начин за проследяване на вашите средства. Този тип счетоводство обикновено записва ежедневните транзакции в хронологичен ред, класифицира транзакциите според типа на сметката и ви позволява да получавате общи стойности на колони в края на всеки месец. Системата е бърза за използване, но приложението й е ограничено до малки видове еднолични търговски дружества, които записват транзакции само когато парите са платени или получени.
1
Напишете следните заглавия на колони в горния ред на книгата с 12 колони: Дата, Данни, Продажби, Покупки, ТРЗ, Помощни услуги, Доставки, Наем, Данъци, Други разходи, Пари в брой, Пари в брой, Капитал и Разни.
2
Напишете всяка касова транзакция в хронологичен ред, започвайки от първия ред. Запишете датата в колоната „Дата“ и след това напишете много кратко описание на транзакцията в колоната „Данни“, но бъдете сигурни, че описанието отговаря на въпросите „кой“, „какво“ и „защо“. Например напишете „Платени 18 долара на ACME Fuel за 6 литра бензин за камион за доставка“, за да запишете разходите за гориво.
3
Класифицирайте транзакцията според типа й, след това запишете нейната сума под съответното заглавие на сметката в следващите 12 колони. Запишете цените на продадени стоки или услуги, предоставени в графата „Продажби“, и отчетете плащанията в брой под графата „Налични пари“. Когато купувате инвентар за стоки, запишете цената му в графата „Покупки“, след това запишете съответните пари, платени на доставчиците, в колоните „Пари в брой“ или „Пари в брой“. Приложете последната сума в скоби, за да покажете, че това е теглене, вместо депозит към съществуващи фондове и използвайте „Пари в брой“ само при издаване на чек.
4
Запишете разходи като ведомост за заплати, комунални услуги, доставки, наем, данъци и други разходи в съответните им заглавия на колони, след което запишете паричните средства, изплатени за плащане на разходите в „Пари в брой“ или „Налични пари“. Приложете последните цифри в скоби, за да посочите приспадане от пари в брой. Записвайте банковите депозити, като отбелязвате сумата както в колоните „Пари в брой“, така и в „Налични пари“, но придайте последната сума в скоби, за да обозначите теглене от налични пари.
5
Запишете лични тегления от фондовете на компанията, като поставите сумата под графата "Капитал" и приспаднете същата сума от колоните "Пари в брой" или "Пари в брой". Приложете последните цифри в скоби, за да посочите, че това е приспадане от пари в брой. Запишете всички други транзакции, които не попадат в предишните заглавия на сметките, в колоната „Разни“. Добавете цифрите във всяка колона в края на всеки месец, за да получите обобщение на вашите транзакции.
