Когато работите в приложения, ориентирани към данни, като програми за електронни таблици, бързо свиквате да променяте едновременно голям брой записи, спестявайки време над алтернативата за запис по запис. Ако се сблъскате със ситуация, в която искате да изтриете няколко транзакции или да изброите елементи от QuickBooks за един проход, бързо ще откриете, че командите, които се надявате да използвате, не работят в мащаба, който очаквате. За да преодолеете тези ограничения, изберете правилния метод за прогонване на нежелани данни.
Неизбежните
Клиентите, които вече не купуват от вас, продуктите, които вече не продавате, и продавачите, които сте отпаднали от обмисляне, добавят групово към вашите файлове с данни QuickBooks, без да добавят постоянна стойност. Не искате да ги преглеждате в отчети и списъци, но QuickBooks няма да ви позволи да изтриете запис, който води до една транзакция. Ако клиентът се свърже с приблизителна оценка, продуктите се показват в оферта и доставчиците, които преди са били класирани на високо място в списъка ви, QuickBooks показва съобщение за грешка, когато се опитате да изтриете тези записи. Същото това съобщение за грешка ви предлага и алтернатива, която прибира тези нежелани записи извън полезрението: бутон „Неактивен“, върху който можете да щракнете, за да понижите елементи, които вече не заслужават приоритет, но които се свързват с финансовото ви минало.
Скриване в обикновена гледка
Когато промените банкови взаимоотношения, затворите акаунт или спрете да го използвате, връзките на елемента с множество минали транзакции ви спират да го изтриете. Ако можете да предвидите възобновяване на използването на акаунт по-късно, искате да го запазите за бъдеща употреба. За да предпазите миналите и временно неактивните акаунти да не претрупват изгледа ви на данните ви, скрийте ги, вместо да се опитвате да ги изтриете. Щракнете с десния бутон върху акаунт в прозореца на сметката, за да получите достъп до опцията „Направете акаунта неактивен“. Резервирайте изтриване за акаунт, който сте създали случайно и знайте, че никога няма да използвате.
Един по един
След като идентифицирате набор от осиротели записи, които отговарят на условията за изтриване - например останките от импортиране на файлове са се объркали - можете да прекарате половин час в търсене на клавишна комбинация или елемент от менюто, който ви позволява да изтриете избор на част, само за да разберете, че QuickBooks не предлага възможности за групово изтриване. За да разрешите отделна грешка или да изчистите случайно въведени данни, можете да изтривате елементи един по един. Ако сте импортирали масово грешни записи от електронна таблица на Microsoft Excel и не искате да коригирате грешката по един елемент, потърсете помощни програми, които могат да добавят възможностите, които QuickBooks удържа.
Обаждане на трети страни
Две програми на трети страни са специализирани във видовете почистващи дейности, с които QuickBooks не могат да се справят сами. В списъка на CPA на Карл Ървин с 25 помощни програми QuickBooks, Remover за данни (вж. Ресурси) се фокусира върху изтриването на транзакции и имена на списъци, предоставяйки ви възможности за сортиране и обхват на данни, които можете да използвате, за да идентифицирате и изолирате данните, които искате да премахнете. Съветниците за импортиране, експортиране и изтриване на Baystate Consulting Transaction Pro (вж. Ресурси) ускоряват и опростяват задачите за преместване на данни в и от QuickBooks и за изчистване на големи количества информация в една стъпка. За да използвате тези помощни програми разумно, проверете дали разбирате последиците от техните мощни функции.
