ТРЗ е основна функция на вашия малък бизнес, тъй като задачите ви не спират само с това, че просто давате на служителите си заплатите си. Трябва също така да се съобразявате със съответните федерални, щатски и местни закони. Липсата на правилно администриране на вашите задължения за заплати може да доведе до неточни заплати и финансови отчети. Чрез ефективно управление помагате за укрепване на вашите платежни операции.
Съображения
Изберете последователен период на заплащане, например седмично, двуседмично, полумесечно или месечно. Проучете законите за минималната заплата на вашата държава; може да плащате по-често, отколкото изисква законът, но не по-рядко.
Система за заплати
Вашата система за заплати ви позволява да обработвате заплати. Ако вътрешно обработвате ведомост за заплати, използването на софтуер за заплати е по-ефективно от обработката на цялата ведомост на ръка. Доставчикът на софтуер обикновено има пакети, базирани на размера на вашия бизнес. За да спестите време и пари, можете да възложите задълженията си за заплати на фирма за обслужване на заплати. Доставчикът обработва заплати и често се справя с данъка върху заплатите и обезщетенията на вашата компания. Всичко, което трябва да направите, е да проверите отново работата на доставчика.
Система за измерване на времето
За да проследявате работното време на служителите си, може да накарате работниците да попълват седмични табели или да инсталират часовник. Последният е по-ефективен от първия, защото не е толкова лесно за служителите да измислят часовникови часове. В зависимост от това какъв часовник имате, или изчислявате ударите, показани на картата за време, или системата извършва изчисленията вместо вас.
Данъци върху заплатите
Докато правите ведомост, трябва да удържите федералните данъци върху заплатите, включително социално осигуряване и Medicare, от заплатите на служителите си и да платите собствения си дял на правилните държавни агенции. Също така изтегляте федерални данъци върху доходите, държавни данъци върху доходите - където е приложимо - и вноски за осигуряване за безработица. За целите на удържане на федерален данък върху доходите, дайте на новите си служители формуляр W-4, който да попълнят и да ви се върнат навреме за първите им заплати. За да останете отгоре на вашите федерални данъчни задължения, консултирайте се с циркуляр E на Службата за вътрешни приходи, „Ръководство за данъците на работодателя“. За да определите вашите държавни и местни задължения, свържете се с вашата държавна агенция по приходите или местния данъчен оценител.
Ползи за служителите
Ако предоставяте на служителите си фирмени обезщетения, като здравно осигуряване, гъвкави сметки за разходи и пенсионни планове, доброволните вноски на служителя за такива планове също се обработват чрез ведомост за заплати. Вашата ведомост за заплати или персонал за човешки ресурси може да се справи с тази област на вашия бизнес или можете да наемете администратор на трета страна. Ако предлагате платено свободно време, като загуба, ваканция, болнични и лични дни, вашият администратор на заплати може да следи какво се използва.
Директен депозит
Колкото повече заплати генерирате, толкова повече чекове трябва да проследявате. Paychecks са податливи на кражба или неправилно поставяне. Ако това се случи, издайте стоп плащане за откраднат или изгубен чек и преиздайте друга заплата на служителя. Можете да избегнете тази възможност, като установите директен депозит във вашата банка и използвате софтуер за изплащане на заплати, който позволява тази опция. Обяснете на служителите си предимствата на директния депозит и ги насърчете да го приемат.
Счетоводство
Отчитането на заплатите е начинът, по който наблюдавате разходите за заплати на компанията. Чрез счетоводното отчитане на заплатите вие разпределяте заплати, заплати, удръжки от заплати и други разходи към правилните финансови сметки. Също така извършвате периодично съгласуване, за да осигурите точни заплати, данъчни отчети и счетоводство.
Водене на отчетност
Правителствата на федералното и щатското правителство имат специфични закони за водене на отчетност на заплатите. Въпреки че софтуерът за изплащане на заплати съхранява данните ви за заплати, можете да увеличите надеждността, като отпечатвате отчети за заплатите в края на всеки период на заплащане и подавате хартиените копия в защитена зона. Докладите разбиват брутната заплата на всеки служител за периода на заплащане.
