Ръководства

Кои са най-важните дейности по закриване на проекти?

Вече сте се впуснали в приключението на цял живот, като стартирате малък бизнес. Сега сте готови да се впуснете в различен, но все още вълнуващ тип приключение: специален проект, който ще активизира вашия бизнес, ще подобри операциите и може би ще обогати крайната ви точка. Поне това са печалбите, които ви очакват - ако вашият проект стигне до правилното заключение.

Колкото и да е трудно да се повярва, някои специални проекти отпадат или излизат от релсите - ограбвайки собствениците на малкия бизнес от предимствата, които са предвиждали, когато проектът е бил в ранния си „етап на мечта“. Можете да предотвратите тази възможност, като се подготвите за най-важното закриване на проекта дейности, препоръчани от експерти по управление на проекти.

Разберете значението на разпродажбата на проекта

Без значение в каква фаза се намира вашият проект в момента, никога не е твърде рано да се запознаете с значението на разпродажбата на проекта дейности. Вие сте на път и макар сега да сте съсредоточени върху основните първоначални стъпки, все пак трябва да държите едно око върху дестинацията си. Вече сте инвестирали твърде много време, усилия и пари във вашия проект - и вероятно много надежда - да мислите по друг начин.

Следва умно финализиране на проекта стъпките ще помогнат да се гарантира, че:

  • Цялата работа свързано с вашия проект е повече от приключило; завършен е.Всички замесени в проекта се съгласява, че проектът е стигнал до задоволително заключение.Важните процеси и процедурите, необходими за интегриране на проекта във вашата ежедневна бизнес операция, са налице.

Пазете се от „Дрейф на проекта“

Никой не би могъл да ви обвини, ако все още имате шапката си Съмнителен Томас. С ръководител на проекти начело, може би се чудите как той може да застраши проект. В края на краищата той също е инвестирал време, пари и други ресурси във вашия проект. Той постави много на линия, включително репутацията си в бранша.

Реалността е, че дори проектите, които започват и продължават в най-способните ръце, могат да станат жертва на това, което може да се нарече „дрейф на проекта“. Компютърните проекти са особено известни с това, че попадат в един от двата вида дрейф.

Учете се от езикови проекти

Първият тип отклонение възниква, когато даден проект отслабва, понякога поради:

  • Екипът на проекта става толкова интегрирани в бизнес, че присъствието им става обичайно. Тонът на проекта се променя от навременност или спешност към „бизнес както обикновено“.
  • Параметрите на проекта промяна, често многократно. * Крайни срокове не се прилагат стриктно - както и последиците от неспазването им.

Учете се от „Сираци“

Вторият тип отклонение се случва, когато екипът на проекта не може или няма да прехвърли отговорността за резултатите от проекта на нов екип от хора. Екипът на проекта може да се състои от талантливи хора, но те неволно създават проект, който експертите в бранша наричат „Сирак“.

И тук е важно разграничението: нает е екипът на проекта дизайн проектът, не прилагане то. Подобно на готвач в ресторант, естествено трябва да дойде моментът да предадат творението си на следващия човек на опашката. Екипът на проекта не трябва да заема място на масата.

Когато даден проект е наистина завършен, той трябва да влезе в нова фаза. Отговорността за внедряването и поддръжката трябва да бъде прехвърлена на различна група хора, включително може би някои от хората във вашия малък бизнес. Като собственик ви се налага да заемете активна позиция с девет закриване на проекта дейности. Вашите стъпки може да са в малко по-различен ред, но те трябва да бъдат част от плана.

Настоявайте за стъпка 1 за закриване на проекта

Няколко стъпки в закриване на проекта процесът може да ви се стори като де факто - естествени, очаквани събития. Това вероятно си мислят и собствениците на малкия бизнес, които са наблюдавали как проектите им спират или по друг начин не достигат до финалната линия. Разумно е да не приемаме нищо за даденост, възприемайки максимата на журналиста „доверете се, но проверете“.

Започнете, като се уверите, че целият обхват на работата е завършен. В края на даден проект може да знаете компонентите му толкова добре, че да можете да ги рецитирате по памет. Но предприемете допълнителната стъпка за изкопаване на оригиналното проектно предложение. Трябва да има подробни задачи, възложени на екипа на проекта, и вие трябва да третирате тези задачи като списък за проверка.

Настоявайте за стъпка 2 за закриване на проекта

Уверете се, че проектът е постигнал целта, за която е предприет на първо място. „Поставете отметка“ към друга предупредителна история точно тук, тъй като не е необичайно собствениците на малък бизнес да регистрират момент „ъ-ъ-ъ“, когато осъзнаят, че проектът към своя край няма да реши проблем - или да направи подобрение - в крайна сметка .

Не забравяйте, че проектът все още не е затворен и никога не е късно да направите промени. Вашият договор все пак трябва да ги позволява. По-добре да удължите проекта, отколкото да го съкратите с нереализирани резултати. Промените обикновено в крайна сметка струват пари, но се опитайте да вземете дълъг поглед върху инвестицията във вашия проект, знаейки, че вероятно ще ви струва повече пари, за да започнете отначало.

Настоявайте за стъпка 3 за закриване на проекта

Извършвайте окончателни плащания на доставчиците, продавачите или партньорите по проекта. Тази досадна подробност е тази, която често остава окачена, след като екипът на проекта се премести извън обекта и премине към друг проект. Дотогава също ще бъде по-сложно да се провери дали тези трети страни са изпълнили договорните си задължения, включително, може би, предоставяне на информация за продукти, гаранции и освобождаване от залог.

Настоявайте за стъпка 4 за закриване на проекта

Изчислете и запишете цялостното изпълнение на проекта. Допълването на тези мерки обикновено е ефективност на разходите или дали проектът е включен в бюджета, над бюджета или според очакванията. Други мерки често включват как проектът е съобразен със срокове и стандарти за осигуряване на качеството.

Настоявайте за стъпка 5 за закриване на проекта

Съберете всички документи, свързани с проекта, и ги индексирайте и архивирайте. Досега трябваше да създадете специална „докинг станция“, така че всички заинтересовани страни, участващи в проекта, да имат лесен достъп до важни документи. Ако не сте, сега е моментът да го направите - и ги архивирайте, така че да бъдат защитени от сривове на компютъра.

Това може да бъде досадно, старателно финализиране на проекта стъпка, в зависимост от обхвата и сложността на вашия проект. Но се опитайте да мислите за него като за „библиотека на проекти“ - ценен ресурс, към който вие и вашите служители можете да се обърнете, когато се сблъскате с въпроси или проблеми по пътя.

Настоявайте за стъпка 6 за закриване на проекта

Съберете капсулация „научени уроци“ от екипа на проекта - и след това не забравяйте да го архивирате. Някои екипи от проекти гледат на това закриване на проекта упражнявайте като административна тежест в най-добрия случай и опит за хумор на клиента в най-лошия случай. Всъщност не е нито едното, нито другото и може да ви донесе реална стойност, ако екипът отговори на два прости въпроса:

  • Какво направихме толкова добре, че да се повтаря в бъдеще? * Какво можехме да направим по-добре - и как?

Сега не можете да го видите, но „улавяне на извлечени уроци“ може:

  • Намалете наклона на вашата крива на обучение за бъдещи проекти.
  • Осигурете набор от най-добри практики за възпроизвеждане и лоши практики, които да се избягват. * Помогнете ви да избегнетегрешни стъпки, които в крайна сметка се добавят към крайната цена на проекта.

Позоваването на хранилище за научени уроци е послужило като божи дар за много собственици на малък бизнес, които са на път да започнат основен ремонт на уебсайта си. Той може да освежи паметта им за важни подробности, които са забравили. И с един уебсайт под коланите и доверието им е достатъчно високо, това може да им даде възможност да поемат по-голям контрол над проекта за втори път.

Настоявайте за стъпка 7 за закриване на проекта

Планирайте необходимото обучение така че вашите служители да разберат как да функционират с всякакви промени, предизвикани от проекта. Те трябва да имат на разположение всички инструменти, документация и ресурси, така че да не се налага да разчитат на екипа на проекта да изпълнява своите задължения.

Ако чуете викове на „изнемощяло сираче“, вие сте прави, за да вдигнете защитата си. Много добронамерени мениджъри на проектни екипи обещават да насрочат обучения „по-късно“. Но както се досещате, „по-късно“ често се отлага (за по-късно все още) или изобщо никога не се материализира.

Вашият мениджър може да се опитва да изчака до последния възможен момент, за да планира тренировъчни сесии, мислейки, че всякакви корекции в последния момент може да изискват друга сесия. Ако това се случи с вас, срещнете се с него наполовина и планирайте една тренировка възможно най-скоро - и оставете всяка последваща сесия за „по-късно“.

Настоявайте за стъпка 8 за закриване на проекта

Подпишете се за проекта и приемете резултатите от проекта. Това е формалност, но е важна формалност: вашият подпис върху документ, в който се казва, че удостоверявате, че проектът е завършен задоволително и / или съгласно условията на проектното предложение. Този „ритуал на преминаване“ официално прехвърля проекта от притежанието на екипа на проекта във ваше притежание.

Ако вашият проект включва резултати, както правят повечето проекти, сега е моментът да ги получите. Почти е време да пуснете балоните.

Настоявайте за стъпка 9 за закриване на проекта

Разпуснете екипа на проекта - друг финализиране на проекта формалност, но особено важна, ако екипът по проекта е посетил дори полупостоянно пребиваване във вашия бизнес. Членовете на екипа може да се чувстват като добросъвестни членове на вашия персонал след месеци на съвместна работа по интензивен, фокусиран начин.

Но е добра идея да разкъсате тази вратовръзка по такъв начин, че и вашите служители да станат свидетели на това. Един добър начин да го направите? На тържествено парти с наздравици за всички, участващи в проекта. Успешните проекти заслужават да бъдат отбелязани, както и хората, които са го направили.

Поддържайте охраната на закриването на проекта си

Може да ви помогне да запомните основен, но решаващ момент: закриване на проекта дейности се провеждат по време на проект. Те не са отделени от проект, което означава, че не са имунизирани от проблемите, които подкопават даден проект във всяка друга точка от живота му. Всъщност някои собственици на малък бизнес може да ви предупредят, че ако екипът на даден проект ще стане небрежен или ще вземе колективното си око „извън топката“, това вероятно ще се случи към края на проекта, когато интензивността на проекта започне да отшуми и може би интересът към него започва да отслабва.

Други собственици на малък бизнес биха казали, че някои проектни екипи се "отписват", поне психически, преди да излязат от бизнеса физически. Това понякога се случва, защото фокусът на екипа на проекта се насочва към следващия проект. Членовете на екипа гледат напред, а не в огледалото за обратно виждане. Поради тези причини е умно да поддържате охрана и да говорите, ако:

  • Ключов проект членовете на екипа започват да напускат проекта много преди закриване на проекта сцена.Резултати започнете да се носите, но те са с по-лошо качество.Можеш вече не получавате ключови членове на екипа по телефона и / или им отнема много повече време, отколкото обикновено, за да ви върнат обажданията.

С късмет ще се съгласите, че проектите могат да бъдат страхотни учители, като предлагат уроци, които могат да бъдат приложени към безброй обстоятелства във вашия бизнес. И с вас, хващайки значението на разпродажбата на проекта дейности, вашият проект ще бъде доказателство, че някои проекти прегръдка релсите - докато стигнат до законната дестинация.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found